documentationИстория и архивыHistory and Archives2658-6541Russian State University for the Humanities (RSUH)10.28995/2658-6541-2025-7-2-132-148documentation-492Research ArticleАРХИВОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ: ИСТОРИЯ, ТЕОРИЯ, ПРАКТИКАARCHIVES ADMINISTRATION AND RECORDS MANAGEMENT: HISTORY, THEORY, PROCEDURESОб опыте разработки классификаторов общегосударственной системы электронного документооборота Республики КазахстанOn the experience of developing classifiers and reference books of the national electronic document management system of the Republic of Kazakhstanhttps://orcid.org/0000-0002-8707-0938ЖакыповМ. Х.ZhakypovM. Kh.

Мирболат Х. Жакыпов

010000, Астана, пр. Абая, д. 33а, 010000

Mirbolat Kh. Zhakypov

33a, Abay Av., Astana, 010000

mzhakypov@gmail.comАкадемия государственного управления при Президенте Республики КазахстанКазахстанAcademy of Public Administration under the President of the Republic of KazakhstanKazakhstan20251006202572132148Copyright © Жакыпов М.Х., 20252025Жакыпов М.Х.Zhakypov M.K.This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 License.https://documentation.rsuh.ru/jour/article/view/492

В статье раскрывается опыт разработки классификаторов и справочников общегосударственной системы электронного документооборота Казахстана. Классификаторы справочной информации необходимы для цифрового кодирования и автоматического считывания электронной системой различных данных о документах: ее видах, корреспондентах, авторах, их должности, характерах описываемых вопросов, типах учреждений и организаций, их подразделений, статусах обратившихся, причинах обращений, о принятых мерах, видах контроля исполнения. В статье приведены семь этапов разработки классификаторов: 1) создание экспертной группы; анализ международных, межгосударственных, национальных и ведомственных классификаторов и выборка наиболее применительно к создаваемой Единой системе электронного документооборота государственных органов; создание первых рабочих версий структур классификаторов и справочников и их рассылка на экспертизу государственным органам; создание программных средств и инструкции по наполнению классификаторов; 2) рассылка центральным государственным органам программных средств и инструкции по наполнению подструктур; 3) анализ самих классификаторов с целью проверки охвата всех необходимых вопросов; 4) доработка классификаторов; 5)защита последних версий классификаторов и справочников; 6) внедрение классификаторов и справочников в Единую систему; 7) создание программного механизма обновления наполнения классификаторов системы.

The article reveals the experience of developing the classifiers and reference books of the national electronic document management system of the Republic of Kazakhstan. Classifiers of reference information are necessary for digital encoding and automatic reading by an electronic system of various data about the documents: the types, correspondents, authors, their positions, the nature of the issues described, the types of institutions and organizations, their divisions, the applicants’ status, the reasons for requests, the measures taken, the types of execution control. The article presents seven stages of the development of classifiers: 1) formation of an expert panel; analysis of the international, interstate, national and departmental classifiers and sampling of the state bodies that will be most applicable to the being established Unified Electronic Document Management System; creation of the first working versions of the classifier structures and reference books and their distribution to the state bodies for examination; creation of the software tools and instructions to fill the classifiers; 2) distribution to the central state bodies of the software and instructions on how to staff the substructures; 3) analysis of the classifiers itselves to verify coverage of all the necessary issues; 4) finalization of the classifiers; 5) protection of the latest versions of the classifiers and reference books; 6) implementation of the classifiers and reference books in the Unified System; 7) creation of a software mechanism for updating the system classifiers’ content.

классификаторсправочникстандартэлектронный документооборотединая системаРеспублика Казахстанclassifierreference bookstandardelectronic document workflowunified systemRepublic of KazakhstanReferencesАвтократов 2001 – Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / сост., авт. предисл. Т.И. Хорхордина. М.: РГГУ, 2001. 402 с.Avtokratov, V.N. (2001), eoreticheskie problemy otechestvennogo arkhivovedeniya [Theoretical issues of national archival science], RGGU, Moscow, Russia.Костомаров 2003 – Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы информации о продукциях, видах экономической деятельности, работах и услугах // Делопроизводство. 2003. № 1. С. 58–63.Khorkhordina, T.I. (2001), “Discovering V.N. Avtokratov”, in Avtokratov V.N. Teoreticheskie problemy otechestvennogo arkhivovedeniya [Theoretical issues of Russian archival science], RGGU, Moscow, Russia, pp. 5–22.Ларин 2008 – Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение // Вестник архивиста. 2008. № 4 (104). С. 6-24.Kostomarov, M.N. (2003). “All-Russian classifications of information on products, types of economic activity, jobs, and services”, Deloproizvodstvo., no. 1, pp. 58–63.Ларин 2016 – Ларин М.В. Научная деятельность ВНИИДАД на современном этапе: к 50-летию создания // Отечественные архивы. 2016. № 2. С. 51–58.Larin, M.V. (2008), “Electronic documents. Normative and methodological support”, Herald of an Archivist, vol. 104, no. 4, pp. 6–24.Медушевская 2017 – Медушевская О.М. Собр. соч.: В 4 т. М.; Берлин: ДиректМедиа, 2017. Т. 2. 880с.Larin, M.V. (2016), “Scientific activity of the All-Russian Scientific and Research Institute for Records and Archives Management at the present stage. On the 50th anniversary of its creation”, Otechestvennye arkhivy, no. 2, pp. 51–58.Рудельсон 1973 – Рудельсон К.И. Современные документные классификации. М.: Наука, 1973. 267с.Medushevskaya, O.M. (2017), Sobranie sochinenii [Collected works], 4 vols., Direkt-Media, Moscow, Russia, Berlin, Germany.Сабенникова 2024 – Сабенникова И.В. Теория архивоведения: становление принципов и метода классификации исторических документов // История и архивы. 2024. Т. 6. № 2. С. 129–139.Rudel’son, K.I. (1973), Sovremennye dokumentnye klassifikatsii [Contemporary documentary classifications], Nauka, Moscow, USSR.Тимошенко 2024 – Тимошенко И.В. Нормативная база информационно-поисковых тезаурусов: история и современные тенденции развития // Вестник РГГУ. Серия «Информатика. Информационная безопасность. Математика». 2024. № 2. С. 8–25.Sabennikova, I.V. (2024), “Theory of archival science. Formation of the principles and of the method of classification of historical documents”, History and Archives, vol. 6, no. 6, pp. 129–139.Хорхордина 2001 – Хорхордина Т.И. Открытие В.Н. Автократова // Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.: РГГУ, 2001. С. 5–22.Timoshenko, I.V. (2024), “The normative base of information retrieval thesauri. History and current development trends”, RSUH/RGGU Bulletin. “Information Science. Information Security. Mathematics” Series, no. 2, pp. 8–25.

The authors declare that there are no conflicts of interest present.